Eredményes kommunikáció

Ahogy elgondolkodtam ezen a nehéz kérdésen - hogyan kommunikálsz hatékonyan? - Négy alapelvet írtam le, amelyek szerintem a nagyszerű kommunikáció alapját képezik. Ezek az elvek erőteljesek és időtállóak, és szinte minden olyan helyzetben alkalmazhatók, ahol hatékony kommunikációra van szükség.

Szülők, menedzserek, vezetők, lelkészek, tanárok és hozzád hasonló emberek profitálhatnak abból, ha ezeket az elveket a gyakorlatba ültetik, amikor másokkal kommunikálnak.

1. A tisztánlátás a hatékony kommunikáció alapja.

A hatékony kommunikáció világos kommunikáció. A tiszta kommunikáció akkor történik, amikor az általad küldött üzenet úgy érkezik meg, ahogyan azt szántad.

Azt állítom, hogy az első számú ok, amiért nem kommunikálsz hatékonyan, az az, hogy nem vagy 100%-ig biztos abban, hogy mit akarsz mondani. Lehet, hogy homályos az irányérzéked, de meg kell értened, hogy a homályosságod az ő zavarodottságuk.

Túl gyakran látom, hogy az emberek úgy kommunikálnak, hogy inkább a saját tisztánlátásukról van szó, mintsem arról, hogy meggyőzzék a hallgatót arról, amit hallanak! Csakúgy, mint azt a gondolatot, hogy nem tudsz megoldani egy olyan problémát, amit nem értesz, nem tudsz hatékonyan kommunikálni egy olyan üzenetet, amiről nincs tisztánlátásod. De hogyan érhetjük el a tisztánlátást? Ahhoz, hogy hatékony kommunikátor legyél, tisztában kell lenned azzal, hogy mit mondasz.

Íme egy egyszerű folyamat, amellyel bármilyen témában világosságot szerezhetsz:

Írd le, amit mondani szeretnél, majd olvasd fel hangosan magadnak. A szóbeli feldolgozás egyedülálló módon kényszerít arra, hogy világosabbá válj. Én személy szerint ezt bármilyen írásomnál (ez a cikk, e-mail, szövegek, beszélgetések stb.) gyakorlom.

Az 1. pont feltárja a rosszul megfogalmazott mondatokat és érveket. A szerkesztés arról szól, hogy kevesebbel többet mondjunk. Módosítsd, amit írtál, hogy kevesebb erőfeszítéssel erőteljesebben tudj beszélni.

Ismételd a folyamatot, amíg nem tudsz egyértelműen írni és beszélni a témáról.

Ahogy egyre világosabbá válik, hirtelen felszabadul a motiváció, hogy még világosabbá válj. Ez egy pozitív visszacsatolási hurok, amely a gyenge kommunikációt hatékony kommunikációvá alakítja át.

2. A hatékony kommunikáció arra törekszik, hogy megértsék, nem pedig arra, hogy válaszoljanak rá.

Amikor ezt megemlítem az embereknek, általában furcsa arckifejezést kapok. "Hogy érti azt, hogy arra törekszik, hogy megértsék? Nem azt akarod, hogy a kommunikációd válaszreakciót generáljon?"?

Igen és nem.

Hatékony kommunikátorként a legfontosabb feladatod, hogy úgy kommunikálj, hogy az emberek megértsék. A kommunikációd mindig választ fog generálni, de ha nem úgy beszélsz, hogy arra törekszel, hogy megértsenek, akkor a kapott válasz nem az lesz, amire vágysz. Vegyünk például egy helyi gyülekezet lelkipásztorát. A lelkipásztornak lehet, hogy szemináriumi diplomája van, kényelmesen tanulmányozza, megvitatja és írja az egyetemi környezetben honos teológiai kifejezéseket.

Ez szép és jó ebben a kontextusban, de túlságosan gyakori, hogy a prédikátorok olyan akadémiai zsargonnal töltik meg prédikációikat, amelyről az átlagember még csak nem is hallott.

Azzal a próbálkozással, hogy megerősítsék az értéküket vagy elfedjék a bizonytalanságukat, elvesztik azt az alapelvet, hogy úgy kommunikáljanak, hogy az emberek megértsék, és zavart keltenek a hallgatóságukban válaszként. Ez a jelenség nem korlátozódik a szószékre. A szoftveriparban dolgozom, és rengeteg kódot írtam az iparágban töltött időm alatt. A fejlesztők újra és újra szükségtelenül megnehezítik az előadást azzal, hogy túl bonyolult szavakat és fogalmakat vezetnek be.

Mindketten a "Hű, de okos vagy!" válaszra optimalizáltak ahelyett, hogy a "Hű, ez hihetetlenül értékes és alkalmazható volt" választ kapnák. A hatékony kommunikáció arra törekszik, hogy megértsék. Szabd üzeneted a közönségedre, és az összetett témákat bontsd le egyszerű, emészthető módon. Kerüld az okosnak hangzó szavakat, és helyette használj olyan szavakat, amelyek egyértelművé teszik a lényeget. Ezzel kiváltod hallgatóidban az "Aha!" pillanatot - a hatékony kommunikáció csúcsán álló választ.

3. A hatékony kommunikáció figyelembe veszi az üzenet környezetét.

Az üzenet környezete nagy szerepet játszik a hatékony kommunikációban.

Erre az öt területre bontottam le:

A megfelelő szavak.

Helyes mód.

Megfelelő személy.

Megfelelő hely.

Megfelelő idő.

Ezt az öt területet figyelembe kell venni és ki kell használni ahhoz, hogy a kommunikáció hatékony legyen. Ha csak az egyiket is figyelmen kívül hagyod, az teljesen eltérítheti az üzenetedet. A legtöbb ember megérti, hogy a megfelelő szavakat kell kimondania. A szavaknak nagy erejük van, és a rossz szavak valódi károkat okozhatnak. Valójában a Példabeszédek 18:21 azt mondja: "A nyelv hatalmában van a halál és az élet, és akik szeretik, eszik a gyümölcsét".

Ez egy figyelemre méltóan erős kijelentés a szavaink hatásáról, jóra és rosszra egyaránt. A többi megfontolás finomabb. A jó szándékú szavakat rosszul is kimondhatjuk, ami rossz fogadtatáshoz vezethet. Vagy lehet, hogy mindent jól csinálsz - csak éppen rossz embereknek mondod! Vagy lehet, hogy minden jót a megfelelő módon mondasz, de rosszkor mondod.

Tedd fel magadnak ezeket a kérdéseket, amikor fontos üzenetet közvetítesz:

A megfelelő szavakat használom itt?

A megfelelő módon és a megfelelő közegben mondom ezeket a szavakat?

Az adott helyzetben a megfelelő emberrel beszélek?

A megfelelő helyen zajlik ez a beszélgetés?

Ez a megfelelő időpont?

Szánj időt arra, hogy begyakorold, hogyan válaszolnál ezekre a kérdésekre.

Minél többet gyakorolsz, annál jobban fogsz tudni a megfelelő szavakkal, a megfelelő módon, a megfelelő emberrel, a megfelelő helyen és időben kommunikálni.

4. A hatékony kommunikáció előre látja a kérdéseket és ellenvetéseket, és bölcsen válaszol.

A gyenge kommunikátorok vakok a kérdésekre és ellenvetésekre, de a hatékony kommunikátorok már azelőtt tisztán látják a kérdéseket és ellenvetéseket, mielőtt azok felszínre kerülnének. A hatékony kommunikátorok mindig felteszik maguknak a kérdést: "Milyen kérdései lesznek a közönségemnek?" és "Milyen ellenvetésekkel fogok szembesülni?".

Meglepő, milyen gyakran hagyják figyelmen kívül ezt az egyszerű elvet. Olyan sok tisztánlátást tesz lehetővé, és az emberek mégsem teszik meg, mert egyszerűen nem hiszik, hogy ez fontos. Ha nem számolsz előre a kérdésekkel és ellenvetésekkel, akkor nyíltan felfeded a felkészültséged hiányát. Ez csökkenti a befolyásodat, és a kommunikációdat inkább fáradságosnak, mint könnyednek érzed.

Azokban az időkben, amikor a hatékony kommunikáció elengedhetetlen, hasznosnak találtam, hogy felteszem magamnak ezt a két kérdést, és legjobb tudásom szerint válaszolok rájuk. Ez tisztábbá teszi a beszédemet, és a beszélgetés témája feletti uralom érzését kelti. A megnyugtató valóság az, hogy nem kell a téma szakértőjének lenni. Csak meg kell értenie a kérdéseket és az ellenvetéseket, és képesnek kell lenni arra, hogy bölcsen válaszolj.

De a bölcs válaszadás az, ahol bajba kerülhetsz. A tapasztalt kommunikátorok ismerik a felmerülő kérdéseket és ellenvetéseket, de ami még fontosabb, tudják, hogy melyiket kell figyelembe venni, és melyiket kell figyelmen kívül hagyni. Nem minden kérdésre vagy ellenvetésre kell válaszolni. A te feladatod, hogy megtanuld a különbséget. Nemrégiben golfozni mentem egy csapat férfival.

A csoport összetétele a játéktudás és a játékkal való ismeret szempontjából eklektikus volt. Néhány embernek egyáltalán nem voltak kérdései, másoknak pedig az egész csoport számára elegendő kérdésük volt. Így amikor elkészítettem a végső útmutatót (igen, ez volt az e-mail tárgyában) az útra, feltettem magamnak a fenti két kérdést:

Milyen kérdéseket fognak feltenni ezek az emberek?

Milyen ellenvetéseket fognak javasolni az utazás során?

Bizonyos kérdésekre választ kellett találnom, például: "Kivel fogok együtt lakni?" és "Mit vigyek magammal?". A lehető legrészletesebben adtam meg a válaszaimat.

Számítottam néhány olyan ellenvetésre is, amelyek kijelentések formájában fognak felszínre kerülni. "Az elmúlt évben csak egyszer játszottam" - ez egy finom módja annak, hogy néhány dolog köré ellenvetéseket formáljak:

Ne várjon tőlem sokat, ha a pályán való játékról van szó.

Nem tudom, hogy a többszöri golfozás egy nap alatt nekem való-e.

Azzal, hogy előre láttam ezeket az ellenvetéseket, az e-mailben közvetlenül válaszoltam rájuk, ami segített megfelelő elvárásokat támasztani az utazással szemben.

Néhány kérdést és ellenvetést azonban elkerültem. Például a jobb golfozók jellemzően azt szeretnék, hogy mellékes játékok menjenek - ami nagyszerű! - de ha az egész csoportnak nyilatkoznék erről a kérdésről, az kellemetlen elvárásokat támasztana a kevésbé tapasztalt játékosok felé.

Ez egy olyan kérdés volt, amelyre a legjobb válaszokat a pályán, a golfozók kis csoportjával együtt adni, nem pedig az utazás megkezdése előtt. Rájöttem, hogy hasznos barométere annak, hogy megfelelően reagáltál-e vagy sem, ha hátralépsz és elemzed, amit mondasz. Ha úgy találod, hogy túlságosan terjedelmes és bonyolult, akkor valószínűleg túl sok kérdésre vagy ellenvetésre próbáltál válaszolni, és elvesztetted a mondanivalód lényegét. Mindig a világos, tömör és meggyőző legyen a cél. És ha így tudsz kommunikálni, miközben előre látod ezeket a kérdéseket és ellenvetéseket, akkor minden alkalommal hatékony leszel.