Könyvelő alkalmazása

De az, hogy szükséged van egy könyvelőre, és az, hogy tudod, hogyan alkalmazz egy könyvelőt, két nagyon különböző dolog. A könyvelő felbérlése egy alapos folyamat, amely több lépést igényel. Mielőtt azonban elkezdenéd a keresést, fontos, hogy megértsed mit csinál egy könyvelő, és hogy vállalkozásodnak valóban szüksége van-e rá.

Minden vállalkozásnak szüksége van könyvelőre?

Hacsak előző életedben nem voltál könyvelő, akkor valószínűleg szükséged van egy hitelesített könyvelőre. Vagy valamilyen szintű pénzügyi tanácsadóra van szükséged. Bárhogy is legyen, az induló vállalkozásodnak szüksége van könyvelői segítségre, akár részmunkaidőben vagy ad hoc jelleggel. A könyvelők már csak az adótervezési segítségük miatt is megérik a költségeket. Sok esetben számos olyan levonási lehetőséget találnak, amelyekről eddig nem is tudott. Adózási ismereteik, valamint az általuk nyújtott pénzügyi tervezés valószínűleg rövid és hosszú távon is segíteni fogja vállalkozását. Bár a könyvelő ideális, felismerjük, hogy nem minden vállalkozás engedheti meg magának jelenleg. Szerencsére más módon is rendben tarthatod pénzügyeid könyvelő nélkül.

Hogyan alkalmazz könyvelőt kisvállalkozásod számára?

Egy könyvelő több szempontból is előnyös lehet a vállalat számára, még akkor is, ha részmunkaidőben vagy megbízási szerződéssel dolgozik. Ennek ellenére a könyvelő felbérlése nem olyan egyszerű, mint szabadúszót találni az interneten. Hogy növeld az esélyeid egy jó könyvelő megtalálására, kövesd az alábbi lépéseket a felbérlés előtt, közben és után:

1. Határozd meg az igényeid

A könyvelő felbérlésének első lépése annak meghatározása, hogy milyen szintű pénzügyi segítségre van szükséged. Tekintsd át pénzügyi nyilvántartásaid és pénzforgalmad, hogy lásd, milyen állapotban vannak. Ha komoly pénzforgalmi problémáid vannak, akkor valószínűleg teljes munkaidős könyvelőre van szükséged. Ha a pénzügyeid jól állnak, és leginkább az adószezonra való felkészülésben van szükséged segítségre, akkor egy részmunkaidős, adózásra szakosodott könyvelő jó választás. Az iparági problémákra is érdemes odafigyelni. Ha például új vagy egy iparágban, és küszködsz az üzleti modelled működésével, egy megfelelő iparági tapasztalattal rendelkező könyvelőnek lehet olyan tudása és rálátása, amely segíthet neked.

2. Határozd meg, hogy teljes vagy részmunkaidős könyvelésre van-e szükséged

Az első lépés után valószínűleg már tudod, hogy teljes munkaidős könyvelőre vagy részmunkaidős segítségre van-e szükséged. Sok vállalkozás megelégszik egy részmunkaidős könyvelővel. És anyagi helyzetétől függően előfordulhat, hogy csak részmunkaidős könyvelőt engedhetsz meg magadnak. Ez még mindig jobb, mintha nem lenne könyvelőd. A részmunkaidős könyvelők gyakran óradíjat számítanak fel, így szükség esetén igénybe veheted a képességeiket. (Például az adózás idején.) Ha folyamatos problémád van, vagy tudod, hogy hosszabb időre szükséged lesz könyvelőre - például egy vállalkozás felújítása vagy egy nagyszabású eladás során -, akkor a teljes munkaidős könyvelő jobb választás.

3. Készülj fel az interjúkérdésekre

Az átvilágítás részeként határozd meg, hogy milyen kérdéseket tegyél fel az interjú során. Ha így teszel, megnyugodhatsz, hogy minden jelölt, akivel interjút készítesz, az, akinek mondja magát. Néhány fontos kérdés, amelyet érdemes felvenni a következőkre:

Írjon le egy olyan esetet, amikor könyvelési vagy pénzügyi hibát követett el. Hogyan javította ki a helyzetet?

Mi volt a legnagyobb kihívás, amit könyvelőként leküzdött?

Milyen könyvelőszoftvereket tudsz használni?

Milyen típusú pénzügyi jelentéseket szokott készíteni?

Érdemes olyan személyesebb vagy csapat alapú kérdéseket is feltenni, amelyek segíthetnek eldönteni, hogy az illető jól illeszkedik-e a vállalati kultúrába. Interjúvolja meg a könyvelőjét konkrét, készségekkel kapcsolatos kérdésekkel, de úgy is ismerd meg, mint bárki mást.

4. Álláshirdetés vagy könyvelő cég keresése

Számos módja van annak, hogy könyvelőket találj, de kevés ad akkora hatalmat, mintha te magad hirdetnél meg egy állást. Válassz egy állásközvetítő platformot, és mindenképpen tartsd be az álláshirdetés legjobb gyakorlatait. Kicsit ijesztő lehet, amikor az induló vállalkozásod számára veszel fel munkaerőt, ezért ne siettesd a folyamatot. Van egy alternatív útvonal is, amit érdemes megfontolni: a könyvelőcégek. Ha egyetlen könyvelő szakembert szeretnél vállalkozásodhoz, nem biztos, hogy egy cég a legjobb út.

De azok számára, akiknek könyvelési szolgáltatásokra van szükségük, és nem preferálnak egy magánszemélyt, érdemes megfontolni egy könyvelőcéget. A könyvelőcégek azok, aminek hangzanak: olyan cégek, amelyek több könyvelővel rendelkeznek, akik különböző pénzügyi kérdésekkel tudnak foglalkozni. A könyvelőcégek egy kicsit ugyanazt nyújtják, mint egy főállású könyvelő, vagyis annyi segítséget kap, amennyire szüksége van. De magukkal hozzák azt a szabadságot is, amit egy részmunkaidős könyvelő nyújt. Más szóval, a szolgáltatásokért szükség szerint fizethetsz - azzal a megkötéssel, hogy néha előlegdíjat kell fizetni.

5. Szállj be a könyvelődbe

A könyvelő felbérlése után még nincs vége a munkának - most már be kell építenie a könyvelőt. A beszoktatás szintje a könyvelő tapasztalatától függően változhat. Ha egy tapasztalt veteránt vettél fel, akinek tapasztalata van az adott iparágban, akkor a beszoktatás valószínűleg nem fog többől állni, mint hogy megtanítod neki a vállalatod. Ennek ellenére érdemes lesz néhány irányelvet bevezetni a beilleszkedés során. Először is határozd meg, hogyan tervezed mérni a könyvelő sikerét, és győződj meg arról, hogy mindketten ugyanazon az oldalon álltok.

Ezután találkozz a könyvelővel minden olyan osztályvezetővel vagy alkalmazottal, akivel együtt fog dolgozni. Ez egy jó alkalom arra is, hogy lefektessétek a kommunikációs szabályokat és preferenciákat. Az is létfontosságú, hogy a könyvelője tudjon mindenféle jelentéstételi preferenciáról. A könyvelő valószínűleg ismeri a legjobb gyakorlatokat, de ha van egy bizonyos jelentés, amelyet szeretnél, ez a tökéletes alkalom arra, hogy ezt a radarjukra tedd.

Mi a teendő, ha nem engedheted meg magadnak, hogy könyvelőt fogadj

Ne aggódj, ha nem engedheted meg magadnak egy könyvelő szakembert. A könyvelőszoftver szilárd helyettesítője a könyvelőnek, és segít rendszerezni a pénzügyi információkat. A megfelelő könyvelési rendszernek tartalmaznia kell legalább néhányat az alábbi funkciók közül:

Automatizált pénzügyi nyilvántartás vezetése: Számos típusú könyvelőszoftver automatikusan a megfelelő kiadási típus alá iktatja a vásárlásait, összevonja a nyilvántartásokat, és leveszi a kézi könyvelési és számviteli feladatokat a válladról. A QuickBooks például képes szinkronizálni bizonyos értékesítési pontrendszerekkel, és automatikusan a megfelelő típusú nyilvántartás alá kategorizálja a vásárlásokat.

Pénzügyi jelentések készítésének képessége: Az automatizált nyilvántartás mellett számos könyvelési platform automatikusan generál jelentéseket. Beállíthatod például a könyvelőszoftvert úgy, hogy minden hónapban ugyanazon a napon készítsen egy testreszabott jelentést, így megspórolhatod a kézzel történő elkészítéssel járó időt és fáradságot.

Mobilalkalmazás: A mobilalkalmazással rendelkező könyvelőszoftverek biztosítják, hogy útközben is naprakészen nyomon követheted pénzügyeid. Ez különösen fontos a kisvállalkozások tulajdonosai számára, mivel valószínűleg sokat utazol kiállításokra, hálózati eseményekre és ellátási futamokra.

Használhatóság: Az általános használhatóság az egyik legfontosabb szempont, amit bármelyik könyvelőszoftver esetében keresni kell. Te és csapatod ezt a szoftvert fogjátok használni a pénzügyek egyszerűsítésére.

A könyvelőszoftver nem helyettesíti teljes mértékben a könyvelőt, de sokkal könnyebben kezelhetővé teheti vállalkozásod pénzügyeit. Szánj időt a vásárlásra, használd ki az ingyenes próbaverziók lehetőségeit, és soha ne érezd úgy, hogy le vagy kötve.