Bocsánatkérő levél egy ügyfélnek

Nagyjából minden vállalkozásnak valamikor bocsánatot kell kérnie valamiért. Sok vállalat azonban nem teszi ezt hatékonyan. A bocsánatkérés művészetének elsajátítása segíthet megtartani az ügyfelek üzletét, biztosítani a jövőbeli üzleteket, javíthatja az ügyfelek hűségét, és elkerülheti a negatív hírverést, amely árthat a hírnevének a jövőben. Nem számít, mennyire vagy óvatos a kisvállalkozásod működtetése során, eljön az idő, amikor üzleti bocsánatkérő levelet kell írni.

Hogyan kell bocsánatot kérni

(és hogyan nem bocsánatot kérni), mint kisvállalkozás

Számos olyan eset van, amikor vállalkozásodnak bocsánatot kell kérnie. De az összes ilyen üzleti bocsánatkérő levélben kell lennie néhány kulcsfontosságú közös dolognak. Az első és legfontosabb, hogy valóban azt kell mondanod, hogy sajnálod a tetteid és/vagy a tapasztalataikat. Vállald a teljes felelősséget, és ismerd el azokat a problémákat, amelyek a szóban forgó helyzethez vezettek. Az is hasznos, ha alázatos maradsz, és az ügyfelek helyébe képzeled magad.

Sajnos van néhány gyakori hiba, amelyet a vállalkozások hajlamosak elkövetni, amikor bocsánatot kérnek az ügyfelektől vagy a nyilvánosság tagjaitól. Annak érdekében, hogy üzleti bocsánatkérő leveled hatékonyabb legyen, kerüld a homályos megfogalmazást vagy a tetteid következményeinek lekicsinyítését. Túlságosan gyakori, hogy a mai vállalkozások megpróbálják elhárítani a felelősséget, vagy elkerülni, hogy konkrétumokat mondjanak a tetteikről. Ha azonban egy ügyfél, partner, alkalmazott vagy a nyilvánosság tagja felháborodott rád, akkor már ismered ezeket a részleteket. Sokkal hatékonyabb lesz, ha valóban vállalod a felelősséget, és felvázolod, mi volt a hiba, illetve miért nem fordul elő többet.

Üzleti bocsánatkérő levél példák

Nem számít, milyen típusú ügyfeleket szolgálsz ki, a megfelelő kiszolgálás elengedhetetlen. Bizonyos esetekben előfordulhat, hogy képviselőid nem segítőkészek, vagy udvariatlanul viselkednek ügyfeleiddel vagy vásárlóiddal szemben. Ez az üzleti bocsánatkérő levélminta segíthet jóvátenni a történteket.

Bocsánatkérés a rossz ügyfélkiszolgálásért

Kedves [Ügyfél neve],

A [Cégnév] nevében őszintén szeretnék elnézést kérni azért a negatív tapasztalatért, amelyet ügyfélszolgálati csapatunkkal szerzett. Megértem, hogy csapatunk nem volt segítőkész az Ön problémájának megoldásában, és nem nyújtott olyan szintű szolgáltatást, mint amilyet Ön elvár.

Nagyon büszkék vagyunk arra, hogy minden nap 100%-ot nyújtunk, hogy gyors és barátságos kiszolgálást nyújtsunk minden hívó ügyfélnek, de ebben az esetben nem sikerült. Mindent megteszünk azért, hogy minden képviselőnket kiképezzük arra, hogyan kell megfelelően kezelni az ügyfelek problémáit, de az Ön problémáját nem kezeltük megfelelően. Ezért rendkívül sajnáljuk.

A jövőben lépéseket fogunk tenni annak érdekében, hogy ez a helyzet ne fordulhasson elő még egyszer. Kezdetnek további képzéseket tartunk az ügyfélszolgálati híváskezelő ügynökök számára, és megköveteljük munkatársainktól, hogy minden ügyféltől összegyűjtsék az elérhetőségi adatokat, hogy egy megszakított vagy rosszul kezelt hívás esetén újra elérhessük őket.

Szeretném őszintén megköszönni, hogy felhívta a figyelmünket erre a problémára. Mindig azon vagyunk, hogy javítsuk ügyfélszolgálatunkat, és az Ön visszajelzései elengedhetetlenek ehhez a folyamathoz. Kérem, hogy a jövőben ne habozzon közvetlenül engem keresni, ha ez vagy más probléma ismét felmerül.

Tisztelettel,

[név] [cím]

Bocsánatkérés a hibás vagy elégtelen termékért

Ha a termékeid önmagukban nem felelnek meg a vásárlói elvárásoknak, fontos, hogy helyrehozd a hibát. Ez az eset akkor fordulhat elő, ha egy terméket visszahívnak, vagy röviddel a vásárlás után, amikor a vásárló rájön, hogy a termék nem úgy működik, ahogyan azt tervezték.

Bocsánatkérés a hibás termékért

Kedves [Ügyfél neve],

Köszönjük, hogy kapcsolatba lépett velünk a hibás [Termék neve] termékével kapcsolatban. Őszintén sajnáljuk, hogy nem úgy működött, ahogy ígértük. Továbbá elnézést kérünk minden kellemetlenségért, amit ez Önnek okozott.

Termékeink számos minőségellenőrzésen mennek keresztül, mielőtt kiszállítjuk őket a vásárlóknak. Ez a termék azonban sajnálatos módon átcsúszott ezeken az ellenőrzéseken, és nem felelt meg az elvárásainknak.

A hiba orvoslására egy új [Termék neve] terméket küldtünk Önnek, amely 2-5 napon belül megérkezik. Egy előre felcímkézett dobozt is mellékeltünk Önnek, hogy a hibás terméket visszaküldhesse, amint megkapta a csereterméket.

[How To Embrace Low-Code To Scale Business]

Egy 20 dolláros kupont is küldünk a következő vásárlásához, hogy kárpótoljuk a kellemetlenségekért. Őszintén sajnáljuk, hogy az eredeti vásárlása nem felelt meg az elvárásainak, de örömmel várjuk, hogy a jövőben jobb élményt nyújtsunk Önnek. Még egyszer köszönjük, hogy felhívta a figyelmünket erre a problémára, és kérjük, ne habozzon, ha bármilyen más problémája van, forduljon hozzám közvetlenül.

Üdvözlettel,

[név] [cím]

Bocsánatkérés a késedelmes vagy helytelen szállításért

A szállítás fontos része a vásárlói élménynek az e-kereskedelmi vállalkozások számára. Ha termékei késve kerülnek kiszállításra, vagy ha megsérülnek vagy elvesznek a szállítás során, akkor ezt a mulasztást egy üzleti bocsánatkérő levéllel kell jóvátennie ügyfelei számára.

Bocsánatkérés a szállítási problémákért

Kedves [Ügyfél neve],

Nagyon sajnáljuk, hogy nem kapta meg időben a [Termék neve] terméket. A termék iránti kereslet valóban meghaladta várakozásainkat, így készletünk kimerült.

Most kaptunk egy új szállítmányt a [Termék neve]-ből, és felgyorsítottuk a megrendelésének kiszállítását. Tudjuk, hogy Ön elvárja, hogy rendeléseit időben megkapja, és nagyon sajnáljuk, hogy tévedtünk, és hogy ez kellemetlenséget okozott Önnek.

A megrendelésével együtt egy kupont is mellékelünk, amellyel 10 $ kedvezményt kap a következő megrendeléséből. Az e-mail alján megtalálja a megrendelésének nyomon követési számát is, amellyel nyomon követheti aktuális megrendelését. Még egyszer, nagyon sajnáljuk a késedelmet és a kellemetlenségeket. Kérem, tudassa velem, ha bármilyen egyéb aggálya vagy kérdése van.

Üdvözlettel,

[név] [cím]

Elnézést a pénzügyi vagy számlázási problémákért

Akár többször számláz egy ügyfélnek, akár túl sokat vesz le a számlájáról, a pénzügyi hibáknak messzemenő következményei lehetnek. Természetesen a lehető leggyorsabban ki kell javítania a hibát, de az is lényeges, hogy egy üzleti bocsánatkérő levéllel elismerje, miért történt a hiba, és gondoskodjon arról, hogy az ne fordulhasson elő még egyszer.

Bocsánatkérés számlázási problémákért

Tisztelt [Ügyfél neve],

Köszönjük, hogy megkeresett minket a közelmúltban felmerült számlázási problémájával kapcsolatban. Nagyon sajnáljuk, hogy egy szolgáltatásért kétszeresen számlázott.

Megvizsgáltuk a hibát, és megállapítottuk, hogy az a számlázó szoftverünk számítógépes hibájából adódott. Azóta frissítettünk a program legújabb verziójára, és minőség-ellenőrzést végeztünk annak érdekében, hogy ez ne fordulhasson elő még egyszer.

Ezenkívül visszatérítettük Önnek a hibás díjakat, amelyeknek három munkanapon belül vissza kell érkezniük a számlájára. Elnézést kérünk minden kellemetlenségért, amit a hibánk okozott Önnek. Köszönjük, hogy felhívta erre a figyelmünket, és segített a probléma gyors megoldásában. Kérem, ha bármilyen további kérdése vagy problémája van, forduljon hozzám közvetlenül.

Üdvözlettel,

[név] [cím]

Bocsánatkérés a késedelmes fizetésekért

Kedves [eladó neve],

Nagyon sajnálom, hogy még nem kapta meg az e havi szolgáltatásért járó fizetésemet. A számlámon nemrégiben történt hiba miatt nem tudtam hozzáférni a költségek fedezéséhez szükséges összeghez.

A bankom azóta kijavította a hibát, és a pénz a hét végére vissza fog érkezni a számlámra, és ekkor gyorsítom meg a kifizetést az Ön számára. A bank arról is biztosított, hogy a hiba körülményei ritkák voltak, és a továbbiakban nem lesz hatással a számlámra.

Igazán nagyra értékelem az üzleti kapcsolatunkat, és ez a késedelmes fizetés nem tükrözi ezt. Nagyon sajnálom, és minden tőlem telhetőt megteszek annak érdekében, hogy ez többé ne fordulhasson elő.

Tisztelettel,

[név] [cím]

Bocsánatkérés az elmaradt időpontokért vagy késésekért

A pontosság fontos, amikor ügyfelekkel, ügyfelekkel vagy üzleti partnerekkel találkozik. Ha jelentősen elkésik egy találkozóról, vagy teljesen lemarad róla, akkor bocsánatkérést kell kérnie.

Bocsánatkérés az elmaradt találkozóért

Kedves [Ügyfél neve],

Kérem, fogadja őszinte bocsánatkérésemet, amiért lekéstem a tegnapi ebédmegbeszélésünket. Sajnálatos módon elnéztem a találkozónkat, mivel a heti naptáramban egy másik időpont ütközött. Őszintén sajnálom ezt a mulasztást, és átrendeztem az időbeosztásomat, hogy ez a jövőben ne fordulhasson elő.

Igazán nagyra értékelem a találkozóinkat, és nagyra értékelném a lehetőséget, hogy ezt bepótolhatom. Nem lehetne átütemezni a találkozót a jövő hétre? Tudassa velem, hogy mikor ér rá, és a tennivalóim listájának élére teszem.

Tisztelettel,

[név] [cím]

Bocsánatkérés a nem megfelelő munkavállalói tevékenységekért

Ha egy vállalkozás tulajdonosa vagy, nem csak az a fontos, hogy megtanulj bocsánatot kérni a saját tetteiért. Lehet, hogy másokért is bocsánatot kell kérned, akik a vállalkozásod képviselik. Ez magában foglalja a helyzet elismerését és a megfelelő intézkedések megtételét annak orvoslására.

Bocsánatkérés az alkalmazottak cselekedeteiért

Kedves [Ügyfél neve],

Szeretnék bocsánatot kérni az egyik alkalmazott tegnapi udvariatlan viselkedéséért az üzletünkben. A viselkedésük megbocsáthatatlan volt, és teljesen megértem, mennyire felzaklató, amikor valaki, akinek ki kellene szolgálnia Önt, ilyen tiszteletlenül reagál.

Azonosítottuk a negatív élményért felelős alkalmazottakat, és fegyelmi büntetést szabtunk ki rájuk. Azt is közöltük velük, hogy elveszítik az állásukat, ha ilyen viselkedés még egyszer előfordul. Igazán nagyra értékeljük, hogy Ön a vásárlóink közé tartozik, és reméljük, hogy elfogadja őszinte bocsánatkérésünket.

Kérem, tudassa velem, ha bármilyen egyéb aggálya vagy kérdése van, és szívesen foglalkozom velük személyesen.

Üdvözlettel,

[név] [cím]

Bocsánatkérés a sértő viselkedésért

Az ügyfelek, a csapattagok és a nyilvánosság egésze iránti érzékenység elengedhetetlen a vállalkozások számára. Ha te vagy egy csapattagod olyasmit mond vagy tesz közzé az interneten, ami sérti az embereket, gyorsan kell cselekedni, és el kell ismerni a hibádat.

Bocsánatkérés a sértő bejegyzésekért vagy viselkedésért

Kedves [Ügyfél neve],

Szeretném, ha tudná, mennyire sajnáljuk a [Cégnév] vállalatnál, hogy a legutóbbi közösségi média posztunk elkészítésekor rosszul ítélkeztünk. Ez ízléstelen volt, és őszintén sajnáljuk.

Azóta eltávolítottuk a posztot, és új szabályzatot hoztunk létre a csapattagjaink által készített posztok kétszeri ellenőrzésére, mielőtt azokat közzétesszük. Elmagyaráztuk a csapatunknak az érzékenység fontosságát is ezzel a témával kapcsolatban.

Szeretnénk, ha tudná, hogy komolyan vesszük az aggodalmát, és őszintén elnézést kérünk, amiért hagytuk, hogy ez a helytelen üzenet átcsússzon a lőréseken. Arra törekszünk, hogy a jövőben jobbak legyünk, és mindig nagyra értékeljük az Ön visszajelzéseit.

Üdvözlettel,

[név] [cím]